こんにちは。大阪府吹田市を中心にオフィス環境づくりのサポートをしている大阪吹田オフィスづくり.comです。

最近、お客様のオフィスを固定席からフリーアドレスオフィスへ

リニューアルするお手伝いをさせていただきました。

いろいろなオフィスを見ていると、フリーアドレスにしたものの、

なかなか運用がうまくできていない…といったお声や相談を伺います。

フリーアドレスは上手に運用できれば、

コミュニケーション活性化や省スペース化などといったメリットを得ることができます。

フリーアドレス制のメリットを最大限発揮させるため、

フリーアドレス制を成功させるポイントをご紹介します。

ポイント①毎日同じ席に座らないための仕組みづくり

フリーアドレス制を導入すると、特定の社員が毎日同じ席に座り、

それがきっかけとなり、会社全体も徐々に固定席化してしまうことがよくある失敗です。

具体的には、座席が固定化しない仕組みを設けます。

・座席をクジ引きで決める
・座席を指定席にして毎日変える
・前日と同じ席には座れないルールにする

など運用面で工夫をしましょう。

ポイント②　集中スペースを設ける

フリーアドレスを導入するとコミュニケーションが活性化するのですが、

その日の業務内容によっては周囲の声のせいで集中できない…と感じる社員もいます。

オフィススペースに余裕のある企業様は、

少し離れた場所に集中ブースを設置することをお勧めします。

ポイント③　ペーパーレス化をする

フリーアドレス制が固定席化しやすい理由として、下記が挙げられます。

・前日に座っていた社員の書類が机上に置いてあり、他社員が座りづらい
・毎日サイドワゴンを移動させる手間があり、社員様が面倒に感じる

ペーパーレス化することが重要なポイントとなります。

ポイント④　最低限のインフラを整える

下記のインフラ面を整えておく必要があります。

・パソコンをノートパソコンにする
・無線LAN化してどこでもネットワークに接続できるようにする
・電話をどの座席でも出られるように工夫する

ポイント⑤　運用ルールを決める

座席が固定されていないので下記の運用ルールを決めておかないとトラブルや働きにくさに繋がります。

・郵便物をどうやって受け取るか決める
・稟議書や各種承認書類を電子化もしくは受け渡しの運用を工夫する
・FAXを電子化もしくは受け渡しの運用を工夫する

弊社ではフリーアドレスのオフィス作りや、運用のアドバイスもしています。
詳しくはこちらをご覧ください。
https://osakasuita-office.com/